Automatisch verwijderen ingevulde formulieren

Home > Blog > Automatisch verwijderen ingevulde formulieren

Ieder ingevuld Formdesk formulier wordt bewaard in de database van Formdesk tot het moment dat u, als gebruiker van het Formdesk account de ingevulde formulieren verwijdert. Formdesk biedt daartoe verschillende mogelijkheden maar het is altijd een actie die handmatige gestart moet worden. Voor veel formulieren geldt dat als een formulier is afgehandeld deze in principe verwijderd kan worden. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan een contactformulier of een bestelformulier. Uit ervaring blijkt dat het regelmatig verwijderen van ingevulde formulieren er bij inschiet met als gevolg dat de limiet voor aantal te bewaren formulieren snel wordt bereikt.

Hoe het werkt

U kunt bij een formulier aangeven na hoeveel dagen een ingevuld formulier kan worden verwijderd. Deze mogelijkheid kan nu alleen nog door het opnemen van de auto-remove tag bij de documentatie worden ingesteld. Iedere nacht worden de verwijder acties automatisch uitgevoerd. Bij 0 dagen worden dus ’s-Nachts alle ingevulde formulieren van die dag verwijderd. Stelt u bijvoorbeeld 30 dagen in dan worden iedere nacht alle ingevulde formulieren ouder dan 30 dagen verwijderd.

Alleen ingevulde formulieren die als status ‘gereed’ hebben worden verwijderd.

Hoe in te stellen

Kies uit het menu van het formulier waar u automatisch verwijderen in wilt stellen de optie Documentatie.

De documentatie pagina van het betreffende formulier verschijnt. Geef hier de auto-remove tag op met als waarde het aantal dagen dat een ingevuld formulier oud moet zijn. De tag voor het verwijderen na 30 dagen ziet er bijvoorbeeld zo uit:

<auto-remove>30</auto-remove>

Heeft u het formulier al gedocumenteerd dan kunt u deze tag aan het begin of einde van de tekst opnemen.

U kunt het aantal dagen altijd weer veranderen of de tag verwijderen als u niet meer wenst dat ingevulde formulieren automatisch verwijderd worden.

Bij welke formulieren ingesteld

U kunt bij het formulieren overzicht uitgebreid zoeken. Geeft u als zoekterm auto-remove op en vinkt u zoeken binnen documentatie aan dan verschijnen alle formulieren waar u een auto-remove heeft ingesteld.

Deel deze pagina