De afgelopen maanden hebben we hard gewerkt aan een totaal vernieuwd formulieren overzicht met zoekfunctie, labels, prullenbak en documentatievoorziening.
Met name de laatste jaren is het aantal Formdesk accounts met 250+ formulieren fors toegenomen. Hiermee is ook de behoefte gegroeid aan uitgebreide beheersmogelijkheden zoals het snel kunnen vinden van formulieren en de mogelijkheid om formulieren te kunnen ordenen.
Uitgebreide zoekmogelijkheden
Voor het snel kunnen vinden van een formulier kunt u een zoekwoord intypen. U kunt zelfs zoeken binnen het formulier zelf, de documentatie (zie onder), de e-mailberichten en de webhooks.
Labels
U heeft nu de mogelijkheid om uw formulieren te categoriseren m.b.v. labels. U kunt meerdere labels aan een formulier koppelen. Een label hangt aan een formulier anders dan bijvoorbeeld mappen waar formulieren zich fysiek in zouden bevinden.
Labels maken:
U kunt zoveel labels maken als u wilt, u kunt tevens sub labels maken. Een gebruiker moet door de supervisor expliciet het recht hebben gekregen labels te mogen maken.
Labels koppelen:
Om een label aan een formulier te koppelen kunt u:
- Het label met de muis naar het formulier slepen
- Het formulier (of selectie van formulieren) met de muis naar het label slepen
- Eén of meer formulieren selecteren en kiezen voor ‘Labelen’ (via het rechter muis menu of de knoppenbalk)
Een gebruiker mag alleen labels aan formulieren koppelen waar deze eigenaar van is.
Labels ontkoppelen:
Om een label van een formulier te ontkoppelen kunt u:
- Met de muis boven het gekoppelde label staan waarna een kruis om te ontkoppelen zichtbaar zal worden
- Eén of meer formulieren selecteren en kiezen voor ‘Labelen’ (via het rechter muis menu of de knoppenbalk)
Documenteren
Er zijn verschillende redenen te bedenken om bepaalde informatie of instructies m.b.t. een bepaald formulier te documenteren. Hierin kan bijvoorbeeld worden aangegeven op welke plaatsen binnen het formulier gegevens staan die varieren per jaar en dus jaarlijks aangepast moeten worden. Of een schema die u heeft gemaakt van de workflow die u of uw collega kan bekijken als er binnen de workflow wat aangepast moet worden. Maar u zou bijvoorbeeld ook hashtags kunnen registreren om formulieren met bepaalde eigenschappen makkelijk terug te kunnen vinden via de zoekfunctie omdat u hiervoor geen label wilt aanmaken.
Voor dergelijke doeleinden bieden wij de mogelijkheid om per formulier een stuk vrije tekst en bestandsbijlagen te registreren. Voor gebruikers geldt, u kunt alleen formulieren documenteren die u ook mag wijzigen. U kunt de documentatie raadplegen van alle formulieren waarop u enig recht heeft.
Prullenbak bekijken en terughalen
Per ongeluk een formulier verwijderd? U kunt de prullenbak bekijken met alle formulieren die de afgelopen 30 dagen zijn verwijderd. Hierbij heeft u ook de mogelijkheid om verwijderde formulieren weer terug te halen.
Een vernieuwd formulieren overzicht
Bij deze nieuwe beheersfuncties past ook een herzien formulieren overzicht. Hierin heeft u nog steeds de mogelijkheid om met een enkele muisklik bijvoorbeeld de resultaten te bekijken of het formulier te bewerken. Verder is het overzicht sneller geworden en past het zich aan aan de resolutie van het scherm ter optimalisatie van mobiele apparaten.
