Gegevens die met een formulier zijn verzameld dienen doorgaans ook weer te worden opgeruimd. Bij een actie als een tijdelijke inschrijving is dat niet zo moeilijk. Na afloop worden de gegevens verwerkt en verwijderd. Bij doorlopende formulieren wordt het al wat lastiger. Bepaalde gegevens kunnen al worden verwijderd maar dat geldt niet voor alles. Door deze wat tijdrovende handmatige actie die telkens herhaald moet worden blijven gegevens vaak langer bewaard dan nodig. En dat is weer in strijd met de AVG-regelgeving. Aan ons dus de taak om dat eenvoudiger te maken en verder te automatiseren. En dat is ook wat we hebben gedaan zoals onderstaande schermafdruk illustreert.
Bewaartermijnen kunnen worden ingesteld voor het gehele account door de supervisor. Hiervan kan worden afgeweken door de eigenaar van een formulier. Formulier eigenaren zullen automatisch per e-mail worden genotificeerd als er wijzigingen voor het account zijn gedaan. Hierbij wordt aangegeven welke invloed het heeft op één of meerdere formulieren waar de gebruiker eigenaar van is.
Oude methode
Gebruikte u deze functionaliteit al in beperktere vorm m.b.v. de <AutoRemove> tag in de documentatie van formulieren? Die is nu automatisch geconverteerd als instelling van de nieuwe bewaartermijnen functie van het betreffende formulier. Deze tag is vervangen door de tekst ‘auto-remove setting has been moved to the retention period setting’
Meer weten? Bekijk de handleiding
